En un mundo actual en el cual los estudios más importantes de industria señalan que las empresas que no empiecen a digitalizarse perderán las suficientes ventajas competitivas en costos, ingresos, riesgos como para desaparecer, es cuestión de vida o muerte empresarial el empezar a digitalizarse.
El poder de la tecnología a hecho que empresas multimillonarias y con activos fijos bastos esten en las mismas ligas a nivel de valor económico que una empresa de intangibles, caso icónico es que la cadenas de hoteles se cotizan igual que Airbnb.
La entrada de nuevos jugadores y dinamización del mercado tecnológico ha hecho que se democraticen las herramientas de digitalización, permitiendo el acceso a todo tipo de empresas.
Pero ahí viene la inquietud ¿Qué factores debería tomar en cuenta Al momento de subirme en el tren de la digitalización?, se debe realizar las siguientes preguntas fundamentales:
¿Qué?
Se requiere identificar de manera detallada lo que se busca digitalizar el área, proceso, actividad, experiencia de usuario, control, tamaño de la organización, una vez realizado esto un caso de éxito que permita visionar hacia donde llegar.
Para entender el nivel de transformación al cual se espera llegar existen ciertos conceptos:
Transformación del Modelo de operación: Cuando se busca digitalizar procesos específicos de la organización como por ejemplo compra, ventas, contabilidad, manufactura.
Transformación de productos y servicios: Cuando se busca la mejora de valor transmitido a través del producto final, como por ejemplo usando analítica de datos para mejorar la experiencia de usuario en la página web u ofertar productos de acuerdo a las tendencias de gustos de los clientes.
Transformación del modelo de negocio: Cuando el negocio cambia de forma profunda para mejorar e incluir la tecnología como parte del giro de negocio, por ejemplo cuando madura la industria de seguros de salud y se convierte en la industria del vitality que busca evitar que los clientes se enfermen mediante el impulso de una vida saludable y control mediante relojes Garmin.
¿Por qué?
El enfoque que debe tener la implementación de una herramienta debe estar centrada en aumentar ingresos, optimizar costos, mitigar riesgos, además de impactos directos en los pilares de la organización.
Personas: Eliminación de duplicidades, facilitación de acceso a datos, seguridad de la información, comunicación interna, generar que los colaboradores obtengan habilidades digitales estratégicas y de esta forma pasen de ser operativos a estratégicos.
Procesos: Optimizar la cadena de suministros generando costos más competitivos y sinergias, evitar tareas repetitivas, mejorar procesos e implementar las mejores prácticas de industria.
¿Cuál?
Puede llegar a ser abrumante la cantidad de opciones que existen, pero se deben tomar en cuenta conceptos básicos para poder entenderlas.
Tipo
Soluciones específicas: Son servicios que permiten apalancar tecnológicamente procesos específicos de la organización de manera aislada.
Gestores de Recursos Empresariales (ERP): Son soluciones integradas que permiten digitalizar y transformar todas la áreas de la organización de manera integral en una plataforma común.
Alojamiento de la información
Las empresas requieren poder tener la información de manera segura y a la vez accesible, en un entorno en el que la ciberseguridad es básica para el funcionamiento de las organizaciones, existen varios tipos de soluciones de las cuales mencionamos las más comunes.
Nube: La información se aloja en los servidores de un proveedor y se distribuye mediante internet.
Local: Permite alojar la información en un servidor dentro de la compañía y encargarse directamente del mantenimiento.
Las fortalezas de la nube están en que un proveedor externo se encarga de toda la gestión de infraestructura, ciberseguridad, accesibilidad, continuidad, capacidad, de acuerdo a las mejores prácticas de industria, al contrario que en un servidor local sería muy costoso para empresas pequeñas y medianas.
Muchas veces se confunde el concepto de control con seguridad, el tener un servidor local no significa seguridad de la información, por lo cual la recomendación para cuando una empresa no tiene un departamento de TI es la nube.
Para temas de control del alojamiento por entidades gubernamentales es importante identificar el país en donde se encuentran los servidores contratados, siendo los más aceptados por su rigurosidad la Unión Europea y Canadá.
¿Quién?
Dentro del universo de proveedores se debe evaluar el conocimiento, experiencia y capacidad de acuerdo al ¿que, por qué y cuál?, además de los siguientes conceptos:
Flexibilidad y Escalabilidad:
La capacidad de poder pagar solo por lo que se usa y poder seguir creciendo en la plataforma de acuerdo a las necesidades del negocio.
Intuitiva:
Interfaz fácil de recordar y usar, amigable para el uso.
Costo Beneficio:
Analizar lo que se espera obtener vs lo que cuesta.
Soporte:
Validar que la empresa posee mesa de servicio y acuerdos de nivel de respuesta (SLA).
Implementación:
Corroborar existe una adecuada estrategia de implementación y la capacidad de la organización para recibir proyectos.